Dashboard als basis voor verbetertrajecten

Asset management, van theorie naar praktijk

Asset management is erop gericht om het beheer en de inzet van assets maximaal aan te laten sluiten bij de doelstelling van de organisatie. De ISO 55000 is de theoretische beschrijving die handvaten biedt om hiermee aan de slag te gaan. Als assetmanagement adviesbureau merken wij echter dat de stap van de theoretische norm naar een pragmatische aanpak in de praktijk erg groot en vaak lastig is.

Stappenplan verbetering asset management

Om organisaties hierbij te ondersteunen hanteert Promaint een helder stappenplan waarbij de theorie van de ISO 55000 naar de praktijk wordt vertaald.

Figuur 1. Stappenplan verbetering Assetmanagement

 

Dit stappenplan begint bij de (1) bewustwording; waar staat de organisatie? Waar loopt de organisatie tegen aan? Welke doelstellingen zijn er? Waar ligt het verbeterpotentieel? En hoe kan asset management daarin bijdragen? De bewustwording leidt tot draagvlak om met verbeteringen aan de slag te gaan. Tijdens de (2) inventarisatie wordt de fundering van de verbetering gelegd. Middels deze stap wordt inhoudelijk inzichtelijk gemaakt waar de organisatie staat en waar het naartoe wil. Vanuit de GAP-analyse wordt duidelijk gemaakt wat verbeterd dient te worden om dit te bereiken. Vanuit deze uitgangspunten wordt er zowel een (3) verbeterplan als een planning opgesteld die vervolgens (4) gerealiseerd gaat worden. De stap van (5) implementatie die daarna volgt is vaak onderbelicht. Voor een goed eindresultaat is het essentieel om de medewerkers goed te trainen en mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Nadat de werkwijze bekend is bij de medewerkers dient geborgd te worden dat er ook volgens de nieuwe werkwijze gewerkt wordt. Dit gebeurt in de fase van (6) borging waarbij enerzijds de werkwijze wordt vastgelegd in de processen en werkprocedures en waarbij anderzijds er op toe wordt gezien dat de juiste werkwijze door de medewerkers toegepast wordt. Tot slot is de (7) optimalisatie een continu proces, waarbij middels de PDCA-cyclus wijzigingen effectief worden doorgevoerd, bijgesteld en/of verbeterd.

In dit artikel zoomen we in op de tweede stap van dit stappenplan. Daarbij kijken we specifiek naar de toegevoegde waarde van een dashboard bij de inventarisatie van mogelijke verbeterstappen.

GAP-analyse

Een jaar of 10 geleden werd een verbetertraject vaak gestart met een inventarisatieonderzoek in de vorm van een bottleneck analyse, organisatiescan of maintenance scan. Door middel van onderzoek en interviews werd er een beeld verkregen van hoe de organisatie er voor stond en wat haar ambities waren. Dit onderzoek was een essentiële stap om inzichtelijk te maken waar het grootste verbeterpotentieel lag. Een groot nadeel bij deze aanpak is echter dat het resultaat van het inventarisatieonderzoek maar tijdelijk bruikbaar is. Na doorvoeren van de eerste verbeteringen verliest het initiële onderzoeksrapport immers snel zijn inhoudelijke waarde. De energie en kosten die gepaard gaan bij het vaststellen van de ‘nulmeting’ zijn daardoor maar voor beperkte duur bruikbaar. Inmiddels ziet de wereld van het onderhoud er anders uit.

Dataregistratie

Eén van de grootste ontwikkelingen van de afgelopen jaren is de toegenomen registratie van data. Het is inmiddels voor iedereen bekend dat het gebruik van FMIS-systemen en Onderhoudsbeheersystemen zoals Planon, Ultimo, TD-Office, Maximo en Topdesk heeft geleid tot servers vol met data over het functioneren van de installaties. Deze data bevat een schat aan informatie, niet alleen over het functioneren van de installaties maar ook over het functioneren van de processen en de organisatie. Als bijvoorbeeld vanuit een rapportage naar voren komt dat storingen lang open staan dan kan dat twee dingen betekenen: de storingen staan inderdaad te lang open of de storingen worden tijdig opgelost, maar de registratie vindt later plaats waardoor het alleen maar lijkt alsof storingen te lang open staan. Beide gevallen vragen om verbetering. In het geval dat storingen feitelijk te lang open staan dient het proces verbeterd te worden waardoor bijvoorbeeld storingen sneller opgepakt kunnen worden. In het geval van een te late registratie dient het proces verbeterd te worden zodat de registratie beter aansluit bij wat er daadwerkelijk in de praktijk gebeurt.

Van data naar informatie

Hoewel de data enorm waardevol kan zijn, blijkt het in praktijk een grote uitdaging om vanuit deze grote hoeveelheden data de juiste inzichten te krijgen. Dat heeft te maken met de registratie en betrouwbaarheid van de data, maar ook met de vorm waarin deze gepresenteerd wordt. Rapportages die uit het onderhoudsbeheersysteem komen zijn vaak ontoereikend voor de toepassingen die wij in praktijk tegenkomen. Bijvoorbeeld omdat de standaard te selecteren rapportages afwijken van datgene dat de organisatie wil meten, of omdat niet de juiste dwarsdoorsnedes gemaakt kunnen worden voor een goede analyse.

Dashboard

Een goed ingericht dashboard biedt hierbij de oplossing. Hiermee zijn op hoofdlijnen de processen te bewaken. Bij afwijkingen kan verder worden ingezoomd en de afwijking verder worden geanalyseerd. Vervolgstap is uiteraard om vanuit de processen en organisatie verbeteringen door te voeren. Op deze manier ben je als organisatie bezig continu te verbeteren volgens de PDCA-cirkel. Het grote bijkomende voordeel is dat een dashboard, in tegenstelling tot een eenmalig rapport, op ieder moment een visueel en dynamisch beeld van de actuele stand van zaken toont. De effecten van doorgevoerde verbeteringen zijn dus direct inzichtelijk.

Verschillende rapportageniveaus

Bij het gebruik van een dashboard adviseert Promaint om de data voor meerdere niveaus inzichtelijk te maken. Op strategisch niveau is het voor het management wenselijk om de KPI’s en trends te kunnen bewaken. Op tactisch niveau wil de maintenance engineer meer inzicht hebben om zo gericht het onderhoud te verbeteren. En op operationeel niveau willen de technici overzicht kunnen houden op de status van de lopende werkzaamheden. Hierbij is de uitdaging om KPI’s te definiëren die aansluiten bij de doelstellingen en werkprocessen van de organisatie en die gebruik maken van de data die al geregistreerd wordt.

Stappenplan dashboard

Om dit traject goed te doorlopen hanteert Promaint onderstaand stappenplan voor het opstellen van het dashboard. Dit stappenplan is een uitwerking van stap 2 van het asset management verbetertraject.

Figuur 2. Stappenplan Dashboard

 

Het stappenplan start met een oriëntatie. Hierbij wordt er met de organisatie gekeken wat het doel is van het dashboard en of er data beschikbaar is voor een dashboard. Tevens wordt in de eerste stap gekeken waar de organisatie staat en wordt het stappenplan in detail hierop afgestemd. Daarna besteedt Promaint veel aandacht om de juiste parameters te benoemen om weer te geven in het dashboard. In lijn met de uitgangspunten van asset management kijken we hierbij vanuit de organisatiedoelstellingen tot aan de concrete onderhoudsprocessen. Nadat er een duidelijk beeld is van de doelstellingen en het pakket van eisen wordt het dashboard gebouwd en getest. Daarna volgt de gebruikersfase waarin veel kennis door de organisatie wordt opgedaan door het werken met het dashboard. Vanuit deze ervaring ontstaat vaak de behoefte in aanvullende inzichten. Tezamen met het continue proces van veranderingen in de organisatie is het essentieel om het dashboard periodiek te evalueren en bij te stellen waar nodig.

PowerBI

Op het gebied van Business Intelligents (BI) en dashboards heeft de Microsoft applicatie PowerBI afgelopen jaren flink terrein gewonnen en is deze applicatie aan het uitgroeien tot de standaard binnen veel organisaties. Promaint heeft daarom gekozen zich ook verder te specialiseren in PowerBI.

Kosten/baten

Als we terugkijken naar ca. 10 jaar geleden waar tijdens de nulmetingen een eenmalige inspanning werd gedaan om bij aanvang van een project de stand van zaken te kunnen bepalen, dan kunnen we stellen dat het inrichten van een dashboard wellicht meer inspanning vraagt bij de aanvang, maar daarmee wordt wel een tool ingericht die ook in de toekomst waardevolle informatie blijft genereren.

Bent u ook bezig met het verbeteren van uw prestaties en benieuwd welke waardevolle informatie in uw data verscholen zit? Neem contact met ons op en we gaan er graag mee aan de slag.