Inrichten Onderhoudsbeheersysteem

Het onderhoudsbeheersysteem (OBS), ook wel Enterprise Asset Management (EAM) systeem genoemd, is een onmisbare tool voor de afdeling techniek. In praktijk wordt werken vanuit een onderhoudsbeheersysteem echter vaak als administratieve last gezien en blijven de grootste voordelen onbenut. Een goede inrichting van het systeem helpt om dit te voorkomen.

De inrichting van het OBS bepaalt namelijk in grote mate hoe gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk het systeem werkt. Bovendien maakt een goede inrichting het mogelijk om waardevolle inzichten uit het onderhoudsbeheersysteem te halen. Deze inzichten maken gerichte verbetering van de organisatie mogelijk en zorgen voor meer grip op het onderhoud.

Stappenplan inrichten onderhoudsbeheersysteem

Het onderstaande stappenplan beschrijft hoe Promaint organisaties ondersteunt bij de implementatie en inrichting van deze systemen. Dit zorgt ervoor dat de potentiële voordelen van het OBS optimaal worden benut.

Stap 1 – Inventarisatie werkprocessen

Voor een goede inrichting van het OBS is het belangrijk inzicht te verkrijgen in de huidige en gewenste werkprocessen. Afhankelijk van de organisatiedoelen, de mogelijkheden van de software en de omvang van het project wordt bepaald welke van de onderstaande zaken relevant zijn bij de implementatie.

  • Primaire doelstellingen van de Organisatie
  • Gewenste (management) informatie zoals keuzes in KPI’s en rapportages
  • Aansluiting op andere software systemen
  • Inventarisatie van de huidige en gewenste werkprocessen, zoals:
    • asset beheer (objecten)
    • werkstroombeheer
    • correctief onderhoud
    • preventief onderhoud
    • voorraad- en artikelenbeheer
    • contractbeheer
    • inkopen en bestellingen
    • planning en werkvoorbereiding
    • projectbeheer

Stap 2 – Inrichting en Configuratie OBS

In deze stap worden de vastgestelde werkprocessen naar het onderhoudsbeheerssysteem vertaald. In veel gevallen bestaat het systeem uit diverse modules, die moeten worden ingericht en geconfigureerd conform de gewenste werkprocessen. In Ultimo zijn verschillende werkwijzen mogelijk, waarbij zijn zowel standaard als maatwerkoplossingen denkbaar. In elk geval moeten de juiste stamgegevens en data worden geïmporteerd, gebruikersrechten worden ingesteld en schermen worden geconfigureerd. Hierbij moet ook rekening gehouden worden met de rapportages en inzichten die uiteindelijk gewenst zijn.

Stap 3 – Inrichten beheersorganisatie OBS

Reeds vanaf de opstartfase is het van groot belang het beheer van het nieuwe OBS goed te organiseren. Het gaat hier met name om wie waartoe bevoegd is in het OBS, wat daarbij de rol is van de applicatiebeheerder en de centrale (staf)afdeling (systeembeheer), en hoe noodprocedures zijn geregeld in geval van crashes/storingen. Te denken valt aan back-up- en recovery procedures, installatie van nieuwe versies, versiebeheer, assetbeheer, planning preventief onderhoud, storingsafhandeling, autorisatiebeheer en beheer stamgegevens.

Stap 4 – Testen functionaliteiten OBS

Na de invoer van de data en de inrichting wordt de inrichting en werking van het OBS grondig getest. Daarnaast wordt gecontroleerd of de werkprocessen goed zijn geborgd. Fouten die in deze fase worden ontdekt zijn eenvoudiger te corrigeren dan wanneer dat in een later stadium gebeurt.

Stap 5 – Opstellen handleiding OBS

Voor een goede start kan tevens ondersteuning worden geboden bij het opstellen van goede gebruikershandleidingen. Hierin wordt vanuit de operationele proces beschreven wie, wanneer, wat en hoe er gewerkt moet worden met het nieuwe OBS. Deze handleidingen zijn daarmee een cruciale aanvulling op de technische handleidingen die veelal worden meegeleverd met het OBS.

Stap 6 – Trainen van medewerkers

In het verlengde van de opgestelde handleidingen is ook training mogelijk. Deze training wordt ingedeeld per ‘rol’ binnen de organisatie. Daarmee is elke training gericht op die functionaliteiten die voor die specifieke ‘rol’ gelden. De werknemers verkrijgen hiermee inzicht in de functionaliteiten en voordelen van het systeem wat resulteert in juist en uniform gebruik van het systeem.

Stap 7 – Ondersteuning in de opstartfase 

De ervaring leert dat tijdens de eerste weken en maanden van het gebruik het van belang is de gebruikers (waaronder de applicatiebeheerder) actief te ondersteunen in het gebruik van het OBS. De adviseurs van Promaint houden daarom nauw contact tijdens de opstartfase en zijn laagdrempelig te bereiken. Dit garandeert een vliegende start met het nieuw ingerichte onderhoudsbeheersysteem.

Toegevoegde waarde Promaint voor dit project

  • Promaint heeft veel ervaring met de selectie, implementatie en inrichting van OBS-systemen en kent de mogelijkheden en onmogelijkheden van de verschillende systemen op de markt.
  • Door de ervaring van Promaint in het onderhoudsmanagement in het algemeen, is de impact van eventueel te nemen stappen direct duidelijk.
  • Promaint is bekend met de werkprocessen van de afdeling techniek en kan daarmee goed de vertaalslag maken naar het gebruik van onderhoudsbeheersystemen.
  • Gedurende het project kan Promaint, indien daar behoefte aan is, adviezen verstrekken rondom onderhoud gerelateerde vraagstukken.

Contact

Wilt u meer informatie over de ondersteuning die Promaint u kan bieden bij het kiezen of inrichten van een passend onderhoudsbeheersysteem en de implementatie daarvan? Neem dan contact met ons op.

Gerelateerde Diensten

Naast de onderstaande stappen biedt Promaint ook een aantal gerelateerde diensten aan. Om het OBS optimaal te benutten is niet alleen de inrichting van het systeem van belang, maar tevens de selectie van het juiste pakket. Toch kan ook bij bestaande pakketten veel winst behaald worden door het verbeteren van de inrichting of door het toevoegen van datavisualisatie middels dashboards