Beheer begroting

Asset management vertaalt de bedrijfsdoelstellingen naar onderbouwde keuzes ten aanzien van de benodigde assets. Hierbij zijn de prestaties, de risico’s en de kosten de drie pijlers die bij iedere keuze getoetst dienen te worden aan de doelstellingen. Een goede keuze kan hierbij alleen gemaakt worden op basis van goede informatie.

Voor het benodigde inzicht in de kosten is het daarom een goede ontwikkeling om te zien dat steeds meer organisaties werken met een meerjaren investeringsbegroting om grip te krijgen op de investeringskosten voor de komende jaren. Een goed opgestelde begroting geeft zowel inzicht in de aanwezige assets, de conditie en de resterende verwachte levensduur als in de kosten voor het renoveren of vervangen van de asset.

Maar hoe vertaal je nu het totaaloverzicht van de toekomstige kosten naar het maken van de juiste keuzes? In de praktijk is dit veelal een ad hoc keuze en niet een goed onderbouwde beslissing. Dit ontstaat doordat de begroting vaak het vertrekpunt is van de discussie, terwijl hier nog een belangrijke stap voor zou moeten zitten; het beleid!

In het begrotingsbeleid wordt beschreven wat de uitgangspunten zijn van de begroting en worden de doelstellingen van de organisatie vastgelegd. Als voorbeeld kan middels de bekende NEN2767 norm per assetsoort worden vastgelegd welke conditiescores aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. Dit beleid dient gedragen te worden door het bestuur van de organisatie, zij zijn immers uiteindelijk ook degene die de financiële middelen beschikbaar moeten maken. Vanuit het beleid kan vervolgens getoetst worden of de werkelijke conditie van de assets die zijn opgenomen in de begroting, aansluiten bij de condities zoals gewenst vanuit het beleid. Als de conditie niet meer voldoet aan de gestelde eisen dan dienen er in de begroting acties te worden opgenomen om de betreffende asset weer in de juiste conditie te krijgen of te vervangen. Dit uiteindelijk op basis van vastgelegde prioriteit scores die in het beleid per asset zijn vastgelegd.

Op deze manier verandert de meerjaren begroting van een statische theoretische lijst met assets die vanuit een normboekje staan gepland om na een aantal jaar te vervangen, naar een dynamische begroting waarmee wordt getoetst of de conditie van de assets voldoende aansluit bij de doelstellingen van de organisatie. Als dit proces goed is geïmplementeerd en structureel opgevolgd wordt dan weet de directie dat de budgetaanvragen dienen om het door hen gedragen beleid te realiseren.

Aanvullend op het opstellen van meerjarenbegrotingen, heeft Promaint ook vele organisaties ondersteund bij het opstellen en implementeren van het begrotingsbeleid. Neem contact op als u hier meer over wil weten.