Meerjaren onderhoudsbegroting
Promaint heeft onlangs een meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor een dierentuin in Nederland, met hulp van onafhankelijk NEN2767 inspectiebureau Rader Advies voor het uitvoeren van een nieuwe conditiemeting. Met het opstellen van de nieuwe MJOB wordt de gehele begroting voor het bouwkundig interieur, het exterieur, de technische installaties en de terreinen van de dierentuin in één overzicht inzichtelijk. De nieuwe begroting bracht tevens een nieuwe werkwijze met zich mee. Eind 2021 is de begroting afgerond, waarmee de dierentuin beter inzicht heeft gekregen in de uitgaven die nodig zijn voor de instandhouding van haar assets en het behoud van de geweldig mooie uitstraling van haar locatie met haar karakteristieke panden.
Investering en exploitatie
Een belangrijk onderdeel van het opstellen van de onderhoudsbegroting is de afbakening tussen investeringskosten en exploitatiekosten. Vaak gelden hiervoor criteria zoals minimumbedragen per vervanging, de cyclus waarmee activiteiten terugkomen en de aard van de activiteit. Tussen verschillende organisaties zijn er altijd overeenkomsten. Zo zal de vervanging van een grote installatie zoals een koelmachine vrijwel altijd als investering gezien worden. Toch is er in praktijk altijd een grijs gebied waarbinnen organisaties verschillend omgaan met deze afbakening. Voor een goede begroting is het cruciaal dat hier heldere en eenduidige definities voor worden opgesteld. Deze stap wordt vaak overgeslagen, met als gevolg incomplete begrotingen en een inconsistent detailniveau. Tijdens het opstellen van de begroting voor de dierentuin is hier zorgvuldig aandacht aan besteed. De keuzes die gemaakt zijn werden vastgelegd in een beleidsdocument waarin alle uitgangspunten zijn terug te vinden. Vervolgens vormde dit beleid de basis voor het opstellen van de begroting door Promaint.
Samenwerking
Voor projecten waarbij een conditiebepaling van gebouwen, installaties of infrastructuur nodig is, werkt Promaint samen met Rader Advies. Voor het opstellen van de onderhoudsbegroting bij de dierentuin was een nieuwe conditiebepaling nodig voor het gehele bouwkundig interieur, voor de technische installaties en voor de terreinen. Rader Advies hanteert voor haar inspecties de NEN2767 methodiek. Deze inspectie bestaat uit een inventarisatie van de aanwezige assets, waarna de gecertificeerde NEN2767 inspecteurs vervolgens de conditiemeting uitvoeren. Hieruit volgen overzichten met niet alleen de condities per asset, maar ook de geconstateerde gebreken, de te verwachten onderhoudsplanning en de bijbehorende kosten. De informatie uit deze overzichten werd door Promaint vertaald naar het format van de uiteindelijke begroting. Verder richtte Promaint zich binnen deze samenwerking op het achterliggende begrotingsbeleid en de beheersprocessen.
Beleid
In het beleid van de begroting wordt de vertaalslag gemaakt van de missie, visie en doelstellingen van de organisatie, naar een begroting die bij de organisatie past. In het beleidsdocument is onder andere vastgelegd hoe de begroting beheerd wordt, welke minimale condities gelden voor de assets en wat het detailniveau van de begroting moet zijn. Van belang is dat deze onderwerpen aansluiten bij de visie en speerpunten van de organisatie. Bij de dierentuin liggen hier een aantal algemeen geldende ruimtelijke principes aan ten grondslag. Denk daarbij aan principes zoals huiselijke kwaliteit en gastvrijheid, maar ook belangrijke factoren zoals de cultuurhistorische waarde van assets en duurzaamheid. Door hier in het begrotingsbeleid aandacht aan te besteden ontstaat er een samenhang tussen de visie van de organisatie en de uiteindelijke uitvoering van onderhouds- en vervangingsactiviteiten. Op lange termijn is dat terug te zien in de uitstraling van gebouwen en terreinen.
Integratie van de oude begroting
Voor het bouwkundig exterieur was reeds een begroting opgesteld. Deze begroting was gebaseerd op een conditiebepaling die twee jaar eerder uitgevoerd was middels een andere methodiek. Om een goed beeld te krijgen van de totale kosten voor het meerjaren onderhoud moest deze begroting worden meegenomen binnen de totale MJOB. Dankzij de flexibiliteit van de Exceltool van Promaint kon de bestaande begroting samen met de nieuwe begroting in één totaaloverzicht worden getoond.
Voorzieningenmethode
De dierentuin heeft met het opstellen van deze begroting voor al het groot onderhoud de overstap gemaakt van de componentenmethode naar de voorzieningenmethode. Bij deze methode wordt jaarlijks een reservering gemaakt voor onderhoudsuitgaven die in de toekomst liggen, dit wordt ook wel de dotatie genoemd. Dit in tegenstelling tot de componentenmethode, waarbij de kosten voor het groot onderhoud per component worden geactiveerd en afgeschreven. Van deze laatste methode blijft de dierentuin ook gebruik maken, namelijk voor de vervangingen die binnen de categorie investeringen vallen. Hiervoor was het nodig om een duidelijke scheiding in definities te maken tussen de verschillende kostenposten van de MJOB, waarbij het groot onderhoud binnen de exploitatiebegroting is meegenomen en de grote vervangingen binnen de investeringsbegroting.
Resultaat
Met het opstellen van de nieuwe begroting heeft de dierentuin een completer en actueler overzicht van haar financiële uitgaven in de toekomst verkregen. Daarbij sluit het beeld dat de nieuwe begroting schetst beter aan bij wat er nodig is om aan de maatstaven en doelstellingen van de dierentuin te blijven voldoen. Promaint heeft de samenwerking met de dierentuin als zeer prettig ervaren en is trots om hier een bijdrage aan te mogen leveren.