Een academisch ziekenhuis wil graag het preventief onderhoud aan de noodstroomaggregaten uitbesteden. Het betreft circa 20 noodstroomaggregaten van verschillende fabricaten en bouwjaren in verschillende gebouwen.
De noodstroom is van levensbelang voor de bedrijfscontinuïteit van het primaire proces binnen ziekenhuizen. Daarnaast is noodstroom een verplichting vanuit de wetgever en wordt dit ook vanuit de maatschappij verwacht. De noodstroomvoorziening moet te allen tijde onder alle omstandigheden blijven functioneren. Bij de uitvoering van het preventief onderhoud dient in dit geval het functiebehoud te zijn gewaarborgd. De doelstelling voor het evalueren van de huidige onderhoudscontracten is een reductie en optimalisatie van de verschillende contracten.
In een uitbestedingsproces is het gebruikelijk dat de volgende processtappen (Van Weele) worden doorlopen: specificeren (wat), selecteren (wie), contracteren (hoe), bestellen, bewaken en nazorg. Deze case beschrijft alleen de eerste 2 processtappen.
Specificeren:
Doelstelling
De opdrachtgever wil door middel van het uitbesteden van het onderhoud bereiken dat de noodstroomaggregaten in optimale conditie blijven en dat de primaire functie, het leveren van noodstroom, is gewaarborgd.
Inventarisatie en demarcatie
De onderhoudsactiviteiten die moeten worden uitgevoerd (intern of extern) zijn conform de NEN 1010 en de kwaliteitswet en –norm geïnventariseerd. Op basis van deze inventarisatie is de demarcatie gemaakt van de uit te besteden werkzaamheden. Van belang is dat er vooraf duidelijke overeenstemming is over welke activiteiten worden uitbesteed en wat de demarcatie is van het onderhoud aan de noodstroomvoorziening.
Ter illustratie voor optimalisatie van de onderhoudsstrategie wordt nu ingezoomd op “verversen motorolie”, zie rechtsonder in de tabel. In de huidige uitvoering van het preventief onderhoud wordt onder andere bij het preventief onderhoud jaarlijks de motorolie ververst. Gelet op de geringe bedrijfsuren van de noodstroomaggregaten is de verwachting dat de kwaliteit/conditie van de motorolie op het moment van het preventief onderhoud nog voldoende is. Om dit voorafgaand aan het onderhoud objectief vast te stellen wordt een oliemonster genomen. Dit monster wordt in een extern lab geanalyseerd. Op basis van de resultaten mag de onderhoudsleverancier de motorolie verversen. De onderhoudsstrategie van periodiek onderhoud naar toestandsafhankelijk onderhoud is hiermee een feit. Dit sluit aan bij de eerder genoemde doelstelling ‘optimalisatie’.
Contracttype
Voor het onderhoud is gekozen voor een inspanningscontract, omdat het een cruciaal systeem betreft waarbij de opdrachtgever de regie wenst te behouden. Met de bovenstaande inzichten is de vraagspecificatie helder en kan de volgende processtap worden gestart.
Selecteren:
Op basis van een kostenraming gebaseerd op de historische kosten is gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Tevens zit er een variabele activiteit in en dat betreft olie verversen. Afhankelijk van de conditie wordt hiervoor twee- of driejaarlijks een separate opdracht verstrekt. De kosten voor deze activiteit zijn wel geoffreerd door de onderhoudsleveranciers. Daarnaast zijn in deze stap de mogelijke leveranciers geïnventariseerd en zijn enkele economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) criteria bepaald voor de gunning.
Resultaten
Er is één onderhoudscontract afgesloten met één leverancier. Er zijn afspraken gemaakt m.b.t. de levering en aansluiting van huuraggregaten. Door de toepassing van toestandsafhankelijk olie verversen zijn enorme besparingen gerealiseerd. Enerzijds levert dit veel voordelen op voor het milieu. Hierdoor draagt deze optimalisatie direct bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Anderzijds is er een kostenbesparing gerealiseerd wat van belang is binnen de zorg, omdat de budgetten de afgelopen jaren behoorlijk zijn verlaagd.
Ondersteuning contractoptimalisatie door Promaint
Naast het contract voor de noodstroomaggregaten zijn er natuurlijk nog talloze andere contracten. Promaint heeft ruime ervaring met het optimaliseren van onderhoudscontracten. De ervaring leert dat hierbij veel besparingen behaald kunnen worden. Wilt u weten wat de mogelijkheden binnen uw organisatie zijn? Neem dan contact met ons op of vraag een adviesgesprek aan.