Laat het opstellen of optimaliseren van uw serviceovereenkomsten zorgeloos over aan onze experts
Een goede serviceovereenkomst opstellen zorgt voor optimale waarde en kostenbesparing uit de onderhoudswerkzaamheden die worden uitbesteed. Door een goed onderhoudscontract op te stellen kunnen de volgende resultaten gerealiseerd worden:
Wil u maximale waarde halen uit het onderhoudscontracten en de onderhoudswerkzaamheden die u uitbesteedt? De experts van Promaint weten door meer dan 15 jaar ervaring met het opstellen en optimaliseren van serviceovereenkomsten. Daardoor realiseren zij makkelijk beheersbare contracten voor uw inkoop afdeling, waarbij uw organisatie optimale waarde uit het contract behaald en wat tevens een werkbare situatie voor de service provider oplevert.
Het optimaliseren en opstellen van serviceovereenkomsten doet Promaint in de onderstaande stappen. De te doorlopen stappen verschillen per organisatie. Deze stappen zijn daarom niet hetzelfde voor iedere organisatie.
Tijdens de kick-off wordt de aanpak van het verdere project besproken met de afdelingen Techniek en Inkoop. In overleg wordt bepaald welke contracten als eerste behandeld zullen worden en welke doelstellingen en aandachtspunten bij deze contracten gelden. Tevens wordt de Standaard Service Overeenkomst besproken, welke als standaard geldt voor het opstellen van alle contracten.
De in stap één gekozen contracten worden geëvalueerd op compleetheid en transparantie. Per contract worden de werkzaamheden, gerelateerde apparatuur, serviceafspraken en contract- en werkelijke kosten geanalyseerd en getoetst op de wensen en eisen van de organisatie. Middels een benchmark wordt bij de analyse kritisch gekeken naar de kostenopbouw. Indien er sprake is van onduidelijke kosten, afwijkende urenbestedingen en niet-marktconforme tarieven wordt de leverancier om een toelichting gevraagd.
Indien nodig wordt de leverancier uitgenodigd om een nieuw voorstel uit te werken of kunnen er (onderhands) offertes worden aangevraagd bij meerdere leveranciers.
Op basis van de kennis en ervaring van de consultant van Promaint wordt op hoofdlijnen een risico beoordeling gedaan van de installaties/apparatuur die tot het contract behoren. Vanuit de risico beoordeling, de terugkoppeling van de opdrachtnemer en de kostenanalyse wordt een onderbouwd advies opgesteld voor contractvoorwaarden zoals: type onderhoudscontract (all-in, preventief, correctief), frequentie van onderhoud, kosten, responstijden en reserve onderdelen.
De opzet en inhoud van de nieuwe contracten worden met de organisatie besproken en waar nodig worden aanpassingen doorgevoerd. Nadat akkoord is gegeven voor de inhoud van het contract wordt het contract met de leverancier besproken. De uitkomsten worden besproken met de organisatie en verwerkt in het contract waarmee de definitieve versie wordt verkregen, die door beide partijen wordt ondertekend.
De belangrijkste resultaten, bevindingen en aanbevelingen worden besproken. Promaint stelt hiervoor een kort en bondig overdrachtsdocument op. Dit overdrachtsdocument wordt doorgesproken, waarna het vervolgtraject kan worden uitgewerkt.
Promaint heeft veel ervaring met het opstellen / optimaliseren van serviceovereenkomsten in diverse branches;
Promaint heeft de afgelopen jaren een database opgebouwd met benchmarkgegevens (kosten en
inhoud) van vergelijkbare contracten binnen diverse branches;
Promaint is onderscheidend van andere inkoopadviesbureaus, doordat wij specialistische onderhouds- en inkoopkennis hebben. De maintenance consultants hebben kennis van preventief onderhoud, affiniteit met techniek en kennen de werkprocessen binnen organisaties. Hierdoor worden de in te kopen onderhoudswerkzaamheden optimaal afgestemd op de onderhoudsbehoeftes van de opdrachtgever;
Gedurende het project kan Promaint, indien daar behoefte aan is, adviezen verstrekken rondom
onderhoud gerelateerde vraagstukken.
Bespreek samen met een expert van Promaint tijdens een vrijblijvend adviesgesprek hoe wij maximaal resultaat voor u kunnen realiseren.