Implementatie Ultimo bij de grootste golfkartonfabriek van Europa

De Jong Verpakking is in 25 jaar uitgegroeid tot de grootste golfkartonfabriek van Europa. Via organische groei en overnames is De Jong Verpakking uitgegroeid van de productie van dozen voor eigen gebruik naar de grootste van Europa. De laatste grote overname is de papierfabriek DJP De Hoop in Eerbeek. Daarnaast wordt nu aan een nieuwe golfkartonfabriek en distributiecentrum gebouwd in De Lier. In dit artikel wordt kort geschetst hoe Promaint de implementatie van Ultimo heeft begeleid bij De Jong Verpakking (DJV).

Aanschaf

In 2019 ontstond het besef bij de DJV dat het toenmalige onderhoudsbeheersysteem niet meer voldeed. Na een korte inventarisatie kwam men terecht bij Ultimo. Op basis van een scan door Ultimo uitgevoerd kwam er een offerte op tafel. Op dat moment ontstond de behoefte om een onafhankelijke specialist in te schakelen die vanuit het belang van DJV nog eens kritisch naar de aanbieding kon kijken. Hiervoor werd Promaint ingeschakeld. De aanbieding is aangepast waarbij de kosten lager werden en de aangekochte modules beter aansloten op de wensen van De Jong.

Door de vele selectietrajecten die we bij Promaint begeleiden, zijn wij bekend met de (on)mogelijkheden van de verschillende gangbare pakketten. Daarnaast toetsen we ook de prijs en de inkoopvoorwaarden.

De aanschaf van een onderhouds- of assetmanagementsysteem is er een voor de lange termijn. De inspanning om gegevens van het een naar het andere systeem te converteren en het trainen van medewerkers in het gebruik is aanzienlijk. Als het systeem aangeschaft is, is het onderhandelen over de prijs van extra modules niet meer mogelijk.

Implementatie fase

Promaint heeft op basis van de wensen van De Jong Verpakking een stappenplan opgesteld waarbij Promaint De Jong Verpakking ondersteunde bij het maken van keuzes bij de inrichting en het structureren van de gegevens die door de Ultimo consultant ingelezen zijn.

De belangrijkste stappen  in de eerste fase zijn:

  • Het vastleggen van de werkprocessen.
  • Het inrichten van de verschillende gebruikersrollen.
  • De inrichting van de boomstructuur.
  • Het toepassen van de objectcodering.
  • De structuur van het periodiek onderhoud.

In de daaropvolgende fase zijn:

  • De werkprocessen verder uitgebreid met inkoop en voorraadbeheer.
  • Voorraadscanners in gebruik genomen.
  • De inrichting van het gebruik van de mobiele applicatie opgestart.
  • Verschillende HSE-modules ingericht (o.a. de werkvergunning en incidenten).
  • Een extra taalmodule geïmplementeerd.

Promaint verzorgde ook de projectleiding en de afstemming tussen de verschillende betrokken afdelingen binnen DJV en de externe ICT-dienstverlener.

Optimalisatie fase

Geruime tijd na de ingebruikname ontstonden er weer nieuwe wensen / vragen. Hierbij kan soms een extra instructie volstaan of het gebruik van bestaande functionaliteit die nog niet bekend is. Door de ervaring met Ultimo en de kennis van het gebruik van de customization tool kan Promaint een verzoek snel afhandelen of de juiste vraag richting de Ultimoconsultant stellen zodat deze er snel mee aan de slag kan. Hierdoor zijn verzoeken snel gerealiseerd en blijven de kosten beperkt.  

De overgang van Ultimo on Premise Ultimo SaaS (Software as a Service).

Ultimo wil de ondersteuning van het on-premise (Ultimo draait op uw eigen server) gebruik van Ultimo over enkele jaren beëindigen. Ook DJV heeft een aanbod ontvangen voor de SaaS oplossing. Promaint heeft de voorgestelde overeenkomst en de prijs geanalyseerd en verschillende scenario’s doorgerekend. Het gebruik van de SaaS-versie brengt in vergelijking met de on-premise variant aanzienlijk hogere kosten met zich mee. Daarnaast blijkt dat na verdere uitbreiding door de groei die DJV doormaakt de kosten significant oplopen. Dit heeft er toe geleid dat DJV een pas op de plaats heeft gemaakt en voorlopig gebruik blijft maken van de On-premise variant.

Klik hier voor meer informatie over implementatie en optimalisatie van een onderhoudsbeheersysteem.

Als u graag wilt weten wat we voor uw organisatie, vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan.