Service overeenkomst opstellen of optimaliseren

Laat het opstellen of optimaliseren van uw serviceovereenkomsten zorgeloos over aan onze experts

Jaar ervaring met opstellen serviceovereenkomsten

0 +

Gem. kostenbesparing op lopende serviceovereenkomsten

0 %

Bedrijven ondersteunt

0 +

Een serviceovereenkomst opstellen of optimaliseren creëert waarde voor uw organisatie

Een goede serviceovereenkomst opstellen zorgt voor optimale waarde en kostenbesparing uit de onderhoudswerkzaamheden die worden uitbesteed. Door een goed onderhoudscontract op te stellen kunnen de volgende resultaten gerealiseerd worden:

Verhoging kwaliteit werkzaamheden door duidelijke werkafspraken en voorwaarden
Jaarlijks 10%-20% besparing van de totale initiële contractkosten. Deze besparing keert jaarlijks terug
Betrouwbare benchmark van kosten en werkzaamheden
Interne besparingen door betere afstemming van de contracten
op de interne bedrijfsvoering
Verbetering leesbaarheid van contracten, zodat de serviceafspraken makkelijk zijn terug te vinden.
De nieuwe serviceovereenkomst sluiten aan op extern gestelde eisen, zoals gezondheids-, veiligheids- en milieueisen

Als het uitvoeren van onderhoud niet behoord tot de kern-competenties van uw organisatie is het een logische beslissing dit uit te besteden. Een service provider in de arm nemen bij wie dit wél tot de kern-competenties behoord leidt dan tot waarde creatie. De verdeling van deze meerwaarde kan echter tot spanningsvelden leiden tussen u als opdrachtgever, en de service provider. Ook kan het slecht afsluiten en beheren van serviceovereenkomsten ervoor zorgen dat uw organisatie geen optimale waarde behaald uit het contract.

Wil u maximale waarde halen uit het onderhoudscontracten en de onderhoudswerkzaamheden die u uitbesteedt? De experts van Promaint weten door meer dan 15 jaar ervaring met het opstellen en optimaliseren van serviceovereenkomsten. Daardoor realiseren zij makkelijk beheersbare contracten voor uw inkoop afdeling, waarbij uw organisatie optimale waarde uit het contract behaald en wat tevens een werkbare situatie voor de service provider oplevert.

Wij hebben de volgende bedrijven al mogen helpen met het opstellen of optimaliseren van serviceovereenkomsten

Hoe een serviceovereenkomst opstellen of optimaliseren?

Het optimaliseren en opstellen van serviceovereenkomsten doet Promaint in de onderstaande stappen. De te doorlopen stappen verschillen per organisatie. Deze stappen zijn daarom niet hetzelfde voor iedere organisatie.

Stap 1: Kick-Off

Tijdens de kick-off wordt de aanpak van het verdere project besproken met de afdelingen Techniek en Inkoop. In overleg wordt bepaald welke contracten als eerste behandeld zullen worden en welke doelstellingen en aandachtspunten bij deze contracten gelden. Tevens wordt de Standaard Service Overeenkomst besproken, welke als standaard geldt voor het opstellen van alle contracten.

Stap 2: Evaluatie contracten

De in stap één gekozen contracten worden geëvalueerd op compleetheid en transparantie. Per contract worden de werkzaamheden, gerelateerde apparatuur, serviceafspraken en contract- en werkelijke kosten geanalyseerd en getoetst op de wensen en eisen van de organisatie. Middels een benchmark wordt bij de analyse kritisch gekeken naar de kostenopbouw. Indien er sprake is van onduidelijke kosten, afwijkende urenbestedingen en niet-marktconforme tarieven wordt de leverancier om een toelichting gevraagd.

Indien nodig wordt de leverancier uitgenodigd om een nieuw voorstel uit te werken of kunnen er (onderhands) offertes worden aangevraagd bij meerdere leveranciers.

Stap 3: Opstellen overeenkomsten

Op basis van de kennis en ervaring van de consultant van Promaint wordt op hoofdlijnen een risico beoordeling gedaan van de installaties/apparatuur die tot het contract behoren. Vanuit de risico beoordeling, de terugkoppeling van de opdrachtnemer en de kostenanalyse wordt een onderbouwd advies opgesteld voor contractvoorwaarden zoals: type onderhoudscontract (all-in, preventief, correctief), frequentie van onderhoud, kosten, responstijden en reserve onderdelen.

Stap 4: Afstemmen en definitief contracten

De opzet en inhoud van de nieuwe contracten worden met de organisatie besproken en waar nodig worden aanpassingen doorgevoerd. Nadat akkoord is gegeven voor de inhoud van het contract wordt het contract met de leverancier besproken. De uitkomsten worden besproken met de organisatie en verwerkt in het contract waarmee de definitieve versie wordt verkregen, die door beide partijen wordt ondertekend.

Stap 5: Rapportage en overdracht

De belangrijkste resultaten, bevindingen en aanbevelingen worden besproken. Promaint stelt hiervoor een kort en bondig overdrachtsdocument op. Dit overdrachtsdocument wordt doorgesproken, waarna het vervolgtraject kan worden uitgewerkt.

Waarom kiezen voor Promaint?

Promaint heeft veel ervaring met het opstellen / optimaliseren van serviceovereenkomsten in diverse branches;

Promaint heeft de afgelopen jaren een database opgebouwd met benchmarkgegevens (kosten en
inhoud) van vergelijkbare contracten binnen diverse branches;

Promaint is onderscheidend van andere inkoopadviesbureaus, doordat wij specialistische onderhouds- en inkoopkennis hebben. De maintenance consultants hebben kennis van preventief onderhoud, affiniteit met techniek en kennen de werkprocessen binnen organisaties. Hierdoor worden de in te kopen onderhoudswerkzaamheden optimaal afgestemd op de onderhoudsbehoeftes van de opdrachtgever;

Gedurende het project kan Promaint, indien daar behoefte aan is, adviezen verstrekken rondom
onderhoud gerelateerde vraagstukken.

Starten met het opstellen of optimaliseren van uw serviceovereenkomsten?

Bespreek samen met een expert van Promaint tijdens een vrijblijvend adviesgesprek hoe wij maximaal resultaat voor u kunnen realiseren.