Visualisatie geeft data betekenis

De afgelopen jaren heeft Promaint voor veel organisaties pakketselecties, implementaties en verbeterprojecten uitgevoerd voor het gebruik van verschillende onderhoudsbeheersystemen (OBS) en facilitair management informatiesystemen (FMIS). Deze systemen ondersteunen de hoofdprocessen van de onderhoudsafdeling, zoals het beheer van assets en werkorders (klachten, wensen, informatie, storingen en preventief onderhoud). Inmiddels zijn het OBS en het FMIS vertrouwde applicaties geworden waar vele gebruikers dagelijks mee werken binnen technische diensten, medisch instrumentele diensten en facilitaire organisaties.

Met het gebruik van deze systemen wordt een grote hoeveelheid data verzameld waarmee prestaties, afspraken en processen bewaakt kunnen worden en waarmee op een onderbouwde manier strategische keuzes gemaakt kunnen worden. Deze data zijn ontzettend waardevol om onderbuikgevoelens binnen de organisatie te bevestigen of te weerleggen.

data plaatje 1data plaatje 2

Laat deze data dus vooral niet liggen maar zoek naar tools om de hoeveelheid aan gegevens die in een database wordt opgeslagen goed te gebruiken. Het ultieme doel is om door middel van een goed ingericht dashboard real-time inzicht in de gegevens te krijgen. Over het algemeen geldt: een visuele weergave maakt het mogelijk om in één oogopslag een trend of prestatie te laten zien. Daarnaast is een dashboard doordat het een visuele manier is om informatie te tonen,  ook een sterke tool om deze informatie te communiceren. De bedoeling van een meter die in het rood staat is een stuk sneller duidelijk dan een stuk tekst waarin wordt uitgelegd dat de prestatiecijfers zijn achtergebleven. Goede data-visualisaties geven context en betekenis aan de gepresenteerde gegevens, zodat de ontvanger in staat is de gegevens te begrijpen, te interpreteren en de verbanden in de gegevens te zien. Je hebt een manier nodig om deze informatie zó te presenteren dat deze voor iedereen gemakkelijk en op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd. Een goed ingericht dashboard biedt hiervoor de uitkomst.

Zo snel mogelijk inrichten

“We hebben het systeem nu redelijk draaien, daarna gaan we eens kijken naar de inrichting van een dashboard” is veelgehoord als het gaat om de focus op een dashboard binnen een systeeminrichting. Erg jammer, want het heeft veel voordelen om al vroeg in het traject van implementatie en gebruik het dasboard in te richten, en wel om de volgende redenen:

  • Het dwingt je goed na te denken over de benodigde data die je wil meten en hoe je die data kan verkrijgen. Waarop je wil sturen bepaalt wat je wil meten en wat je wil meten bepaalt hoe je wil gaan registreren.
  • Een dashboard maakt ook de kwaliteit van de data zichtbaar. Als blijkt dat de data gemakkelijk vervuild raken zijn er nu nog mogelijkheden om het systeem zo aan te passen dat de gebruikers gemakkelijker kwalitatief goede data-input leveren.
  • Interpretatie van data is uiteindelijk het belangrijkste. Wanneer al vroeg in het proces blijkt dat de data door verschillende mensen op een verschillende manier wordt gelezen zijn er nu nog mogelijkheden om dit eenduidiger te maken.
  • Wanneer er al data beschikbaar zijn, kun je tijdens het implementatieproces op verkenning gaan naar feiten, afwijkingen, trends en ontwikkelingen. Deze brengen enerzijds inzicht in het nut en noodzaak van het systeem, anderzijds kan het nodig zijn de inrichting van het systeem of het proces aan te passen.

data plaatje 3

  • Te vaak wordt gestart met een doelstelling, wordt vervolgens de werkwijze bepaald en worden daarna de KPI’s bepaald en gevisualiseerd in een dashboard. De KPI’s moeten echter juist mede bepalen wat de werkwijze is. Hoe weet je immers wat er geregistreerd dient te worden wanneer je nog niet weet wat je wil meten.

Ondersteuning door Promaint

Promaint heeft veel ervaring met het opstellen van dashboards. Tijdens de inrichting denkt Promaint zowel mee over de prestatie-indicatoren als over de meetwaardes en de lay-out. Wanneer het dashboard is ingericht, kan Promaint een oordeel geven over de kwaliteit van de data en de prestaties van de organisatie. Vanuit onze ervaring kan vervolgens gericht worden aangegeven hoe de data en prestaties verbeterd kunnen worden.

Om in staat te zijn snel de juiste conclusies te trekken uit de data is het belangrijk dat er, naast het tonen van enkelvoudige KPI’s / PI’s ((Key) Prestatie Indicatoren), verbanden worden gelegd tussen verschillende data. Juist hierbij kan ondersteuning zeer waardevol zijn.

Samen met u en andere betrokkenen gaan we om de tafel om iedere vraag te stellen die beantwoord moet worden om u uiteindelijk met een dashboard achter te laten waar u echt wat aan heeft. Hierbij is het goed mogelijk dat er voor verschillende afdelingen op een verschillende manier naar de data gekeken wordt. Zowel de benodigde data voor specifieke afdelingen, als combinaties van verschillende afdelingen zorgt ervoor dat het dashboard de integrale bedrijfsprestatie weergeeft.

OBS-scan

Wanneer u wel een gevulde database heeft maar (nog) geen dashboard, is Promaint in staat deze data te koppelen aan één van onze eigen dashboard lay-outs om voor u een OBS-scan uit te voeren. Door het gebruik van deze scan krijgt u als organisatie inzicht in het gebruik en de betrouwbaarheid van de beschikbare data in het systeem. Vaak blijkt dat na een periode van gebruik van het OBS een verbeterslag mogelijk is. Enerzijds kunnen verbeteringen in de ondersteuning van het werkproces aangebracht worden en anderzijds blijkt vaak dat de kwaliteit van de ingevoerde gegevens niet het gewenste niveau heeft. Dit kan worden veroorzaakt door onvoldoende training, of een verkeerde werkwijze, onduidelijkheid over de (beheers)taken en rollen of gewoon invoerfouten.Wij stellen aan de hand van de scan vast wat de kwaliteit is van de data in het OBS, de werkprocessen met betrekking tot het gebruik van een OBS, toetsen de realisatie van de beoogde doelen en meten indien gewenst de klanttevredenheid. Naast het in kaart brengen van het huidige gebruik van het OBS krijgt u een prioriteitenstelling van de te nemen acties. Het resultaat is dat u inzicht krijgt in het verbeterpotentieel van het gebruik van het OBS en welke stappen u moet doorlopen om uw organisatie naar een hoger niveau te brengen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Damon Visser.

data plaatje 4