Gebruikerstraining onderhoudsbeheersysteem (casebeschrijving)

Het gebruik van een onderhoudsbeheersysteem is in diverse branches een toegevoegde waarde. Veel bedrijven en instellingen zijn de afgelopen jaren dan ook in toenemende mate gaan werken met softwaretoepassingen die productielijnen, installaties en onderdelen registreren, met de mogelijkheid om onder andere onderhoudswerkzaamheden, voorraden, inkoop en facturatie te beheren.

Overgaan op een nieuw softwaresysteem kost tijd en energie. Naast de technische kant en het toepassen van het systeem op de organisatie is met name het implementeren in de dagelijkse werkzaamheden ontzettend belangrijk. Het zijn uiteindelijk de gebruikers die de systemen tot een succes maken en ervoor zorgen dat de juiste informatie wordt ingevoerd om hier later op te kunnen sturen. Een gebruikersgerichte training voor iedereen die met een onderhoudsbeheersysteem te maken heeft is dan ook noodzakelijk. Met name wanneer een systeem in grote mate aanpasbaar is en een algemene training en handleiding niet meer aansluiten bij de specifieke inrichting.  Daarnaast is het noodzakelijk begeleiding voor de gebruikers te bieden tijdens de eerste dagen van de implementatie van het systeem.

Logo Planon

Een gebruikerstraining heeft meer voordelen dan alleen het zorgen dat medewerkers de juiste knop voor de juiste handeling weten te vinden. Een voorbeeld is een middelgroot productiebedrijf in de foodsector, waar diverse trainingen zijn georganiseerd in het gebruik van Ultimo. Voor het melden en afhandelen van storingen zijn op twee locaties trainingen georganiseerd waarbij de medewerkers op één locatie bekend waren met Ultimo en op de andere locatie nog niet. De training bestond uit een korte introductie van Ultimo met een uitleg over het achterliggende doel van de implementatie. Daarnaast werd in een eenvoudige procesflow getoond hoe het melden en afhandelen van een storingsjob langs verschillende velden, statussen en personen gaat. Tot slot konden de medewerkers oefenen in de testomgeving aan de hand van binnen het bedrijf voorkomende cases.

Logo Ultimo

Bij de groep die al eerder met Ultimo had gewerkt, maar waarbij het proces van invoeren veranderde door een organisatiebrede implementatie van Ultimo, was de training een goed moment om te reflecteren op hun eigen ervaringen met Ultimo. Hierdoor kwamen direct knelpunten in het proces naar voren die anders niet voor de daadwerkelijke implementatie waren ontdekt. Daarnaast droeg de cursus bij aan een beter algemeen inzicht in het systeem, waardoor medewerkers beter in staat waren hun eigen fouten te herstellen. Bijvoorbeeld het terugvinden van een ‘zoekgeraakte’ job door het toewijzen aan een verkeerde afdeling. Door inzicht in opeenvolgende stappen konden medewerkers zulke fouten zelf herstellen.

Medewerkers die ervaring hadden of snel doorhadden hoe Ultimo in elkaar zat, hebben hun collega’s kunnen helpen bij het gebruik. Uiteindelijk hebben de trainingen geleid tot vertrouwen van medewerkers in het systeem en in hun eigen handelen. Ook hebben de trainingen geleid tot kleine aanpassingen in de werkvelden van Ultimo om het gebruik te vergemakkelijken. Alleen met goed gebruik van een onderhoudsbeheersysteem worden bedrijfsprocessen verbeterd en een gebruiksgerichte training is hierbij noodzakelijk.