Implementatie en optimalisatie asset management
systeem (AMS / EAM)
Laat het implementeren en optimaliseren van uw asset management softwarepakketen over aan onze experts en behaal maximale resultaten
Kosten besparen en efficiënter werken met een asset management systeem
Het juist implementeren en inrichten van een asset management systeem zorgt voor:
- Kostenbesparing op materiaal en werkuren
- Verhoging van productiviteit
- Gestroomlijndere processen
- Waardevolle inzichten voor de verbetering van uw organisatie
Werken vanuit een asset management systeem (AMS, EAM en ook wel onderhoudsbeheersysteem of OBS genoemd) biedt grote voordelen. In praktijk wordt werken vanuit een asset management systeem echter vaak als administratieve last gezien en blijven de grootste voordelen onbenut. Gelukkig kan dit worden voorkomen door goede pakketselectie, implementatie en training. Ook bij bestaande pakketten kan veel winst behaald worden door het verbeteren van de inrichting of door het toevoegen van datavisualisatie middels dashboards.
Wilt u het maximale uit (de inrichting van) uw systeem halen? Ervaring met en kennis van de diverse systemen op de markt is dan cruciaal. De experts van Promaint weten door jarenlange ervaring met het inrichten en optimaliseren van een asset management systemen welk pakket het best aansluit op uw wensen en hoe het systeem ingericht moet worden om maximale resultaten te behalen.
Bent u er nog niet uit welk pakket het beste bij uw organisatie past? Promaint heeft veel ervaring met selectietrajecten en aanbestedingen voor dit soort systemen. Zie hiervoor onze pagina over pakketselecties.
Wij hebben de volgende bedrijven al mogen ondersteunen met een asset management systeem
Hoe implementeert en optimaliseert Promaint uw asset management systeem?
Door de onderstaande stappen te doorlopen zorgt Promaint voor een succesvolle implementatie van uw asset management systeem. Uiteraard kunnen de te doorlopen stappen verschillen per organisatie en zijn deze afhankelijk van uw situatie en wensen.
Stap 1: Inventarisatie werkprocessen
Voor een goede inrichting van een asset management systeem is het belangrijk inzicht te verkrijgen in de huidige en gewenste werkprocessen. De huidige werkprocessen worden bepaald op basis de wensen de organisatie en de best practices van Promaint. Afhankelijk van de organisatiedoelen, de mogelijkheden van de software en de omvang van het project wordt bepaald welke van de onderstaande zaken relevant zijn bij de implementatie:
- Primaire doelstellingen van de organisatie
- Gewenste (management) informatie (KPI’s & rapportages)
- Aansluiting op andere (software)systemen
- Inventarisatie werkprocessen (huidig en gewenst): asset beheer (objecten); werkstroombeheer; correctief onderhoud/storingen; preventief onderhoud; voorraad- en/of artikelenbeheer; onderhoudscontractbeheer; inkopen en bestellingen; planning en werkvoorbereiding; projectbeheer; risicoanalyse methodiek
Stap 2: Inrichten en configureren AMS conform de werkprocessen
In deze stap zullen de eerder opstelde werkprocessen worden vertaald naar het asset management systeem. In veel gevallen bestaan de systemen uit diverse modules, die moet worden ingericht en geconfigureerd conform de gewenste werkprocessen. Hierbij zijn zowel standaard als maatwerkoplossingen denkbaar.
Stap 3: Inrichten beheersorganisatie AMS
Reeds vanaf de opstartfase is het van groot belang het beheer van het nieuwe AMS goed te organiseren. Het gaat hier met name om wie waartoe bevoegd is in het AMS, wat daarbij de rol is van de applicatiebeheerder en de centrale (staf)afdeling (systeembeheer), en hoe noodprocedures zijn geregeld in geval van crashes/storingen. Te denken valt aan back-up- en recovery procedures, installatie nieuwe versies, versiebeheer, assetbeheer, planning preventief onderhoud, storingsafhandeling, autorisatiebeheer en beheer stamgegevens.
Stap 4: Testen functionaliteiten AMS
Na de invoer van de data en de inrichting van het AMS test Promaint in samenwerking met de eindgebruikers de inrichting en de werking van het AMS. Daarnaast wordt gecontroleerd of de werkprocessen goed zijn geborgd. Fouten die in deze fase worden ontdekt zijn eenvoudiger te corrigeren dan wanneer dat in een later stadium gebeurt.
Stap 5: Opstellen handleidingen
Voor een goede start kan Promaint tevens ondersteuning bieden met het trainen van de gebruikers. Naast de technische handleidingen die veelal worden meegeleverd met het AMS, is het noodzakelijk dat er ook goede gebruikers handleidingen beschikbaar zijn. Hierin wordt vanuit de operationele proces beschreven wie, wanneer, wat en hoe er gewerkt moet worden met het nieuwe AMS.
Stap 6: Trainen van medewerkers
In het verlengde van de opgestelde handleidingen kunnen tevens trainingen worden verzorgd. Deze trainingen worden per ‘rol’ verzorgd om hierbij de relevante functionaliteiten binnen voor de specifieke ‘rol’ geldende werkprocessen te behandelen. Hiermee wordt voor de werknemer inzicht gecreëerd in de functionaliteiten en voordelen van het systeem wat resulteert in juist en uniform gebruik van het systeem.
Stap 7: Ondersteuning in opstartfase
De ervaring leert dat tijdens de eerste weken en maanden het van belang is de gebruikers (waaronder de applicatiebeheerder) actief te ondersteunen in het gebruik van het AMS. Enerzijds om de gebruikers te helpen met het invoeren van gegevens en het juiste gebruik van het AMS, ondersteuning van de gebruikers tijdens de opstartfase leidt tot een goed gebruik op korte termijn en voorkomt dat het AMS al vanaf de opstartfase wordt vervuild door het ontbreken van gegevens of door verkeerd opgevoerde gegevens.
Waarom kiezen voor Promaint?
Promaint heeft veel ervaring met de selectie, implementatie en inrichting van asset management systemen en kent de mogelijkheden en onmogelijkheden van de verschillende systemen op de markt;
Door de ervaring van Promaint in het onderhoudsmanagement en asset management in het algemeen, kan eenvoudiger een inschatting worden gemaakt wat de impact van eventueel te nemen stappen zal zijn;
Promaint is bekend met de werkprocessen van de afdeling techniek en kan daarmee goed de
vertaalslag maken naar het gebruik van asset management systemen;
Gedurende het project kan Promaint, indien daar behoefte aan is, adviezen verstrekken rondom
onderhoud of asset management gerelateerde vraagstukken.
Starten met het inrichten of optimaliseren van uw asset management systeem?
Een asset management consultant zorgt ervoor dat u de juiste informatie heeft om goede beslissingen te kunnen nemen op het gebied van asset management.