Pakketselectie en implementatie van Enterprise Asset Management software

Het kiezen van het juiste Enterprise Asset Management systeem (EAM), ook wel een onderhoudsbeheersysteem genoemd, passend bij uw wensen, is vaak een uitdaging. In dit artikel leest u een praktijkvoorbeeld hoe Promaint haar expertise inzet en dit vraagstuk samen met DOC Kaas in Hoogeveen invulde.

logo-doc-kaas DOC Kaas is een Nederlandse kaasproducent. De coöperatieve onderneming – opgericht in 1895 – produceert jaarlijks op twee productielocaties in Hoogeveen Nederlandse kaas die wereldwijd wordt afgezet. De bron van deze kaas, ongeveer 1 miljard liter melk, wordt geleverd door leden-melkveehouders. De kaas die DOC Kaas produceert (foliekaas en natuurgerijpte kaas) wordt wereldwijd afgezet.

DOC Kaas was op zoek naar een passend EAM systeem voor het borgen en beheren van nagenoeg alle (werk)processen van de afdeling Techniek. Het systeem dat DOC Kaas gebruikte, voldeed niet meer aan de huidige situatie en wensen.

De EAM software faciliteert de volgende processen:

  • Assetbeheer (procesfuncties, installaties en wisseldelen)
  • Werkstroombeheer (correctief, preventief, modificatie, calibratie, project etc.)
  • Inkopen (koppeling met ERP voor 4-weg match)
  • Voorraad- en artikelbeheer m.b.v. magazijnen
  • Contractbeheer
  • Projectenbeheer
  • Self service portal voor operators
  • Grafisch planbord
  • Mobiele devices
  • Tellerstanden
  • Werkvergunningen
  • Management of Change
  • BHV registratie
  • Koppeling met documentbeheersing tool

Promaint heeft ruime ervaring met een verscheidenheid aan EAM systemen. Daardoor weten we dat er niet alleen naar de functionaliteit van het systeem gekeken moet worden, maar ook naar de gebruiksvriendelijkheid.

Het project bestond uit twee delen, te weten pakketselectie en pakketimplementatie.

Pakketselectie

Als eerste was er een inventarisatie van de huidige en gewenste werkprocessen binnen DOC. Promaint herontwierp de werkprocessen. Die input werd in een door Promaint ontwikkelde standaard case gestopt, gebaseerd op best practices in de markt.  Met de procesbeschrijvingen en de op maat gemaakte case ontstond inzicht in de gewenste functionaliteiten van een potentieel EAM systeem. Interviews droegen bij aan de procesbeschrijvingen en het klantspecifiek maken van deze case.

Vervolgens zijn een aantal pakketleveranciers uitgenodigd om de case live te demonstreren in hun EAM software. De prestaties van de leveranciers worden gemeten aan de hand van de vooraf opgestelde onderwerpen en vragen uit de case. Die leveren een score op. Bovendien krijgt DOC Kaas gedurende de demo’s een beleving van de gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Dat kwalitatieve aspect neemt Promaint tezamen met de scores mee in het advies. Teneinde de totale kosten over vijf jaar inzichtelijk te krijgen, is een total cost of ownership (TCO
) berekening opgesteld. Middels deze methode zijn de pakketten één-op-één te vergelijken en heeft DOC Kaas een onderbouwde keuze gemaakt voor het aan te schaffen pakket (Ultimo).logo-ultimo

Pakketimplementatie

Na de keuze voor de EAM software is Promaint betrokken bij het vervolgtraject. Promaint biedt ondersteuning bij het verkrijgen van de juiste inrichting en configuratie van de software conform de casebeschrijving en de gewenste werkprocessen.

Gedurende de implementatie moet naast bovengenoemde veel werk verzet worden, zoals:

  • Testen van functionaliteit en koppelingen met andere systemen, o.a. de EAM-ERP-Inkoop-koppeling,
  • Verzamelen, migreren en controleren van de oude database naar de nieuwe database van o.a. object-, onderhouds- en stamgegevens,
  • Opstellen van bedrijfsspecifieke handleidingen en het verzorgen van gebruikerstrainingen,
  • Samenstellen van rapportages/KPI’s.

Op termijn (na een periode van gebruik en daarmee het verzamelen van gegevens) ontstaat vaak de behoefte aan meer geavanceerde rapportages. Een interactief dashboard met behulp van software van derden biedt hier vaak uitkomst. Een dergelijk pakket kan enorm bijdragen om organisaties slimmer en efficiënter te laten werken. Met behulp van degelijke software zijn werkordergegevens vanuit een EAM systeem om te zetten in managementinformatie, waarmee adequate (verbeter)acties kunnen worden geïnitieerd.

dashboard

Wilt u meer informatie over de ondersteuning die Promaint u kan bieden bij het kiezen van een passend Enterprise Asset Management systeem en de implementatie daarvan? Neem dan hier contact met ons op.