Veelgemaakte fouten implementatie asset management
systemen (AMS)
Het implementeren van een onderhoudsbeheersysteem (OBS) of asset management systeem (AMS) kan een bedrijf aanzienlijke voordelen opleveren, zoals verbeterde efficiëntie, lagere kosten en een langere levensduur van installaties. Als er echter cruciale fouten gemaakt worden tijdens de implementatie kan dat leiden tot inefficiënties en hogere kosten. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende fouten bij het inrichten van een AMS en bieden we praktische tips om deze te vermijden. Door deze valkuilen te herkennen en te omzeilen, kunnen organisaties hun onderhoudsprocessen optimaliseren en de algehele prestaties verbeteren. Lees verder om te ontdekken hoe u uw onderhoudsbeheersysteem succesvol kunt implementeren en beheren.
- Geen duidelijke doelstellingen
Een AMS implementeren zonder vooraf vast te stellen wat je ermee wil bereiken (bv. kostenreductie, verhoogde betrouwbaarheid of betere naleving van regelgeving) geeft moeilijkheden om de juiste prioriteiten te stellen en de effectiviteit van het systeem te meten.
- Geen duidelijke processen en verantwoordelijkheden
Zonder goed gedefinieerde workflows en verantwoordelijkheden ontstaan er misverstanden tijdens de implementatie en tijdens het gebruik van het systeem. Hierdoor kan het zijn dat het systeem onvoldoende of op onjuiste wijze wordt benut.
- Verkeerde keuze van software
Er wordt geen pakketselectie gedaan om het juiste pakket te kiezen dat het beste aansluit bij de behoeften en de middelen van de organisatie. Dit kan resulteren in een slecht passend systeem, inefficiëntie en frustratie. Het accepteren van een offerte van een leverancier zonder eerst na te denken wat men met het systeem wil bereiken en zonder toetsing hieraan zal tot teleurstellingen leiden.
- Verkeerde stakeholders bij implementatie
Betrekken van onjuiste stakeholders kan leiden tot een mislukte implementatie. Als de medewerkers die dagelijks met het AMS gaan werken niet betrokken worden bij de inrichting, bestaat het risico dat het systeem niet goed aansluit op de praktijk. Daarnaast bestaat de kans dat de gebruikers weerstand hebben tegen het gebruik van het systeem. Focus op theoretische in plaats van praktische oplossingen belemmert de bruikbaarheid.
- Pakket inrichten zonder denken aan beheer
Het vergeten van beheeraspecten tijdens de inrichting leidt tot toekomstige problemen. Indien tijdens de inrichting voor veel specifieke configuratie of maatwerk gekozen wordt zal het beheer erg ingewikkeld worden. Tevens moet de organisatie zich er bewust van zijn dat er capaciteit en middelen (langdurig) beschikbaar moeten zijn. Zonder regelmatige controle en aanpassingen van het AMS sluit het pakket niet aan bij de behoeften van de organisatie en verliest het zijn waarde.
- Gebrek aan juiste gegevens bij implementatie
Het pakket moet gevuld worden met actuele en kwalitatieve data om effectief te zijn. Hierbij geldt: begin bij de basis. Indien gegevens zoals objectenlijsten, P&ID’s, tag-coderingen en overige (stam)gegevens niet op orde zijn, loopt de implementatie ongetwijfeld vertraging op.
- Onjuiste of overbodige data-invoer
Onjuiste of onvolledige gegevens over assets, storingen en onderhoudshistorie zorgen ervoor dat het systeem niet betrouwbaar is en geen waardevolle inzichten biedt. Overbodige data invoeren bij de implementatie zonder duidelijke reden maken het systeem te complex met overbodige faciliteiten wat leidt tot inefficiëntie. Teveel maatwerk maakt het systeem complex en moeilijk te onderhouden.
- Gebrek aan integratie met andere systemen
Een AMS dat niet gekoppeld is aan andere bedrijfssystemen (zoals ERP of GBS) kan leiden tot dubbele invoer en gemiste kansen voor optimalisatie.
- Geen gebruikerstraining-/handleiding
Als medewerkers niet goed getraind zijn in het gebruik van het systeem, kunnen er fouten ontstaan en wordt het systeem niet optimaal benut. Zonder duidelijke regels voor registratie ontstaan fouten in de data.
Een klassieke fout is het gebruik van een standaardtraining van de leverancier. De voorkeur gaat uit naar een trainer die bekend is met de organisatie en de gehanteerde standaarden (coderingen, werkwijze, organisatie en de techniek).
- Nazorg wordt vergeten
Het ontbreken van nazorg na implementatie kan problemen veroorzaken. Op korte termijn moeten eventueel onvolkomenheden z.s.m. verholpen worden. Medewerkers raken snel gedemotiveerd als de software onvolkomenheden vertoont.
Indien u deze fouten niet wil maken en het AMS in één keer goed wil implementeren, neem dan contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken. Wij beschikken over een methodiek die het mogelijk maakt verschillende pakketten (en prijzen) te vergelijken met uw wensen. Deze methodiek is reeds bij tientallen klanten toegepast.