Optimalisatie processen en werkprocedures

Hoe efficiënt en effectief werkt uw afdeling?

“We werken al jaren zo”, is een veelgehoorde kreet. Toch heerst vaak het onderbuikgevoel dat taken eenvoudiger kunnen. Iedereen wil zijn werk zo goed mogelijk uitvoeren, maar niet altijd weet men waarom iets op een bepaalde manier uitgevoerd dient te worden.

Wat verstaan we onder een proces?

Promaint onderscheidt een aantal niveaus van processen en werkprocedures.

Waarom optimaliseren?

  • Het doel van het in kaart brengen van processen (niveau 2) is niet om medewerkers met een procesflow in de hand dit proces te laten volgen. Het doel is om tussen de verschillende afdelingen een gezamenlijk speelveld te creëren waarbinnen het duidelijk is wie welke taken op zich neemt.
  • Het doel van het in kaart brengen van de werkprocedures (niveau 3) is om medewerkers te helpen inzicht te krijgen in de toegevoegde waarde van hun handelingen voor het proces als geheel. Door hiermee aan de slag te gaan kunnen handelingen beter op elkaar worden afgestemd en kunnen overbodige handelingen worden geïdentificeerd.

De mensen moeten het doen

Het in kaart brengen van processen en werkprocedures is geen doel op zich. Het moet medewerkers helpen om het optimale resultaat te behalen. Niveau 4 en 5 van bovenstaand figuur richten zich op de implementatie. Dit kan door de juiste inrichting van ondersteunende systemen, maar ook door training, werkafspraken en andere ondersteuning. Om deze reden dienen degenen die zich bezig houden met de uitvoering van een proces ook nadrukkelijk betrokken te worden bij de totstandkoming ervan. Wanneer hiervoor te weinig aandacht is blijven de processen een papieren tijger.